一、总则

1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

2、文件管理工作原则：分类管理、责任到人。

二、文件的分类与管理

设计院文件主要按以下类别进行管理：

1、内部文件，包含公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报。内部文件由综合部文员起草，按照日期和文件主题与类型进行编号并按如下程序签批：起草人→综合部负责人（审核）→分管领导（审核）→院长/支部书记（签发）→综合部（存档发放），其中党务工作文件由支部书记签发。

2、外部文件，包含学校向设计院下发的通知、行业主管部门及协会发布的通知和邀请、工商税务部门以及监察监管部门发放的通知、个人申请、个人报告等。外部文件由综合部文员进行搜集、打印同时向分管领导报告。需要盖章的文件按照印章管理制度执行。所有外部文件均需综合部保存副本。

3、档案文件包含工商税务文件、资质与注册文件等。税务文件由财务室保存，查阅及带出财务税务文件需院长审批。工商文件（营业执照等）由综合部负责保存；资质证书以及注册人员证书职称证书等均由经营部保存。所有档案文件复印件使用需经过部门负责人同意，需盖章时执行印章管理制度。档案文件带出时需经过分管领导同意，并填写借出记录。

4、人事文件，包含人事合同、员工个人信息文件等。员工人事合同及员工信息登记由综合部文员进行管理，除本人以及设计院工作需要外其它人员不得查阅，其中人事合同应当采用统一模板。

5、项目文件，包含项目合同、图纸、项目报告、项目函件、变更等。项目合同由经营部管理，应采用统一模板。

6、研究与学习文件，包含各类学习与查阅的图书、图集、规范等。研究与学习文件由各部门根据需要报综合部集中采购。各部门根据申报情况到综合部领取文档并妥善保存，综合部保留购买与发放记录。每半年集中清点一次，如有丢失损毁均由部门负责。

7、工作记录文件，包含文印记录、车辆管理记录、公司集体活动记录、党建工作记录等。设计院日常工作必须保持完整全面的记录，记录文件由综合部保存，其中党建活动、工会活动，设计院集体活动等必须同时保存活动策划、活动总结、活动过程照片等记录文件。

8、其它相关文件，其它的生成、接收、发放、转接、查阅与保存均需遵守设计院相关规章制度等。

9、本制度自2018年4月1日起执行。